Vad är organisation?

De flesta människor har så många föreställningar förknippade med ordet ”organisation” att de tänker sig en sådan som en identitet eller en varelse, inte som en dynamisk verksamhet.

Låt oss se vad en organisation verkligen är.

Låt oss ta en hög av röda, vita och blå kulor. Låt oss organisera dem.

Låt oss nu rita upp orgplanen. I korthet visar en orgplan (kort för organiseringsplan) funktionerna, arbetsuppgifterna, kommunikations -vägarna, ordningsföljder för handlingar och ansvarsområden i en organisation.

Låt oss dumpa alla kulorna på den chefen – alla i en enda röra.

Uppenbarligen måste chefen rutta dem för att kunna gräva sig fri. Vi får alltså:

På så vis får vi reda på mycket av vad en chef gör. Han ruttar. Han sorterar in saker eller handlingar i sorter eller kategorier.

Det här är än så länge en orörlig org.

Vi måste ha produkter. Med produkt menar vi en färdig sak som har ett utbytesvärde i eller utanför verksamheten. Produkten kan vara en tjänst eller en artikel som givits till någon utanför organisationen eller till någon annan medlem i organisationen.

Låt oss säga att dess produkter är borrade kulor, påträdda kulor, förpackade kulor.

Vi skulle få:

Eller vi skulle få:

Eller vi skulle få:

Det är inte särskilt viktigt vilket mönster för orgplan vi använder så länge som den hanterar volymen av kulor.

Om vi bara har en person i denna ”organisation”, skulle han ändå vara tvungen att ha någon föreställning om organisation och någon slags orgplan.

Om vi har någon större volym att hantera måste vi lägga till folk. Om vi lägger till dem utan en orgplan kommer vi också att lägga till förvirring.

Organisationen utan en orgplan kommer att bryta samman av överbelastning och korsade flöden och åsikter. När dessa råkar i konflikt blir det förvirring.

Allt en förvirring är, är flöden av partiklar (kroppar, kommunikationer eller andra saker) som inte har något mönster. Partiklarna kolliderar, studsar bort från varandra och stannar INOM området. Följaktligen finns det ingen produkt, eftersom någonting måste flöda UT för att man ska få en produkt.

Vi kan nu notera två saker. Vi har några stabila punkter. Dessa är platser eller poster (jobb, positioner i en grupp eller organisation). Och vi har punkter som flödar. Det finns saker som genomgår förändring.

Så en organisations positioner förändrar flödande partiklar.

Partiklar flödar i följd.

Saker och ting kommer in i en organisation, förändras, flödar ut ur en organisation.

En organisation med enbart en typ av artikel (röda kulor) är mindre komplicerad än en org med flera typer av artiklar.

Varje verksamhet består av en följd av handlingar. Den måste ha stabila punkter som inte flödar, för att kunna hantera saker som faktiskt flödar.

Det är inte nödvändigt att ha en stabil terminal som endast gör en sak. Men i så fall har den också en korrekt handlingssekvens. (Med ”terminal” menas en person som sänder, tar emot och vidarebefordrar kommunikation.)

Allt detta är sant beträffande ett maskinrum, ett advokatkontor eller vilken organisation som helst.

I ett maskinrum flödar bränsle in och förändras till rörelse som flödar ut. Någon håller maskinerna igång. Någon reparerar maskinerna. Allt kanske görs av en person men så snart volymen ökar måste man planera handlingarna, klassificera dem och sätta dem på en orgplan som de som arbetar där kan och rättar sig efter, annars kommer det inte att fungera väl.

Detta görs genom att dela upp operation och reparation i två handlingar, vilket ger två verksamheter på samma orgplan.

Chefsingenjören håller flödena igång och ser till att terminalerna utför sina handlingar.

På ett advokatkontor får vi andra handlingar som ett flöde.

Det ovanstående skulle vara ett flödesmönster, möjligen med en annorlunda person (med en annorlunda färdighet) på varje punkt.

Eller vi skulle kunna ha en slags orörlig orgplan.

Men om vi gjorde det, så skulle vi vara tvungna att sätta in rörelsen vertikalt så att det kunde bli ett flöde.

Orgplaner som endast anger terminaler brukar vanligen inte flöda.

En typisk arméorgplan från gångna tider var:

När de fick betydligt fler mannar var de tvungna att ha en flödes-plan.

Man organiserar alltså genom att:

1. Ta reda på vilka typer av partiklar det rör sig om.

2. Utarbeta de förändringar som varje partikel måste genomgå för att bli en produkt.

3. Tillsätta de terminaler som kommer att verkställa de olika förändringarna i sekvensen av förändringar.

Planen måste också inbegripa ett igenkännande av de olika typerna i (1), vilket ruttar typerna till de terminaler som förändrar dem och till en ytterligare ruttning ut som produkter.

För att vara praktiskt användbar måste en orgplan också ombesörja anskaffandet av material, få avsättning för produkten och få betalt för handlingscykeln (de steg som görs från början till slut vilka resulterade i produkten) och övervakandet av den.

Ett företag utför olika handlingar.

Ett företag består i huvudsak av en samling små orgplaner som är kombinerade för att fungera tillsammans som en stor orgplan.

De grundläggande principer som man måste kunna för att organisera vad som helst, finns i detta avsnitt av häftet.

För att planera vilken handling som helst måste man vara i stånd att visualisera dess sekvens av flöden och de förändringar som sker vid varje punkt. Man måste vara i stånd att se var en partikel (papper, en kropp, pengar) kommer in och var den skickas ut.

Man måste kunna lokalisera varje punkt där den kommer att fastna och åtgärda den delen av flödet eller hantera det.

En korrekt orgplan är en oavbruten kombination av flöden som inte kolliderar med varandra och som kommer in och som genomgår den önskvärda förändringen och kommer ut som en produkt.