Qu’est-ce que l’organisation ?
La plupart des gens associent tellement d’idées avec le mot « organisation » qu’ils pensent que c’est une identité ou un être, et non pas une activité dynamique.
Voyons ce qu’il en est réellement.
Prenons un tas de perles rouges, blanches et bleues. Organisons-les.
Maintenant, dressons
Laissons tomber toutes les perles sur le responsable, toutes mélangées confusément.
Manifestement, le responsable doit les router (acheminer) pour s’en sortir. Nous avons donc :
Ainsi, nous découvrons une grande partie de ce que fait un responsable. Il achemine. Il sépare les choses ou les actions en les classifiant.
Jusqu’à présent, c’est une organisation sans mouvement.
On doit avoir des produits. Par produit, nous entendons une chose achevée qui a une valeur d’échange à l’intérieur ou à l’extérieur d’une activité quelconque. Ce peut être un service ou un article qui a été mis dans les mains de quelqu’un à l’extérieur de l’organisation ou dans celles d’un autre membre de l’organisation.
Disons que les produits de l’organisation sont des perles percées, des perles enfilées, et des perles mises en boîte.
Nous aurions :
Ou nous aurions :
Ou nous aurions :
Le modèle d’organigramme que nous utilisons n’est pas particulièrement important, tant qu’il prend en charge la quantité de perles.
Si nous n’avions qu’une seule personne dans cette « organisation », elle devrait tout de même avoir quelque notion de comment organiser quelque chose et devrait avoir une sorte d’organigramme.
Si nous avions à traiter un certain volume, nous devrions ajouter des gens. Si nous les ajoutions sans avoir d’organigramme, nous ajouterions également de la confusion.
Une organisation sans organigramme cessera de fonctionner à cause de la surcharge de travail, des flux et des courants qui se croisent. Ceux-ci, lorsqu’ils sont en conflit, se soldent par de la confusion.
La confusion n’est rien d’autre qu’un flux de particules (personnes, communications ou autres) sans structure. Les particules entrent en collision, rebondissent les unes sur les autres et restent DANS la zone. Ainsi, il n’y a aucun produit, car pour avoir un produit, il faut qu’il y ait quelque chose qui s’ÉCOULE.
Nous pouvons maintenant remarquer deux choses. Nous avons certains éléments qui sont stables. Ce sont les lieux ou les postes (les tâches, les positions au sein d’un groupe ou d’une organisation). Et nous avons les éléments qui circulent. Ce sont des choses qui subissent des changements.
Ainsi, les positions dans une organisation changent des particules qui circulent.
Les particules circulent en suivant un ordre.
Les choses entrent dans une organisation, subissent un changement et s’écoulent d’une organisation.
Une organisation qui n’a qu’une sorte d’article (des perles rouges) est moins complexe qu’une qui en a plusieurs.
Toute activité comprend une série d’actions. Il lui faut des points stables, qui ne circulent pas afin de traiter des choses qui circulent.
Il n’est pas nécessaire de ne faire faire qu’une seule chose à un terminal stable. Mais même dans ce cas, les actions doivent être effectuées dans l’ordre correct. (Par « terminal », on entend une personne qui envoie, reçoit ou retransmet la communication.)
Tout ceci est vrai, qu’il s’agisse d’une salle des machines, d’un bureau d’avocats ou de n’importe quelle organisation.
Dans la salle des machines, le mazout s’écoule vers l’intérieur et est changé en mouvement qui s’écoule vers l’extérieur. Quelqu’un fait tourner les machines. Quelqu’un répare les machines. Tout ceci pourrait être fait par une seule personne mais dès que le volume augmente, on doit planifier les actions, les classifier et les mettre sur un organigramme connu de ceux qui travaillent et auquel ils se soumettent, sinon la zone ne fonctionnera pas bien.
Ceci est fait en séparant opération et réparation en deux actions, ce qui crée ainsi deux activités sur le même organigramme.
Le mécanicien en chef maintient le flux des particules et s’assure que les terminaux accomplissent leurs actions respectives.
Dans le cas d’un bureau d’avocats, nous avons un flux d’actions différentes.
Ci-dessus on aurait une structure de flux, dont chaque point pourrait être tenu par une personne différente (ayant des compétences différentes).
Ou nous pourrions avoir une sorte d’organigramme sans mouvement.
Mais si nous faisions cela, nous devrions mettre le mouvement à la verticale de façon à ce que le flux puisse se produire.
Lorsqu’un organigramme comporte seulement des terminaux, il n’y a habituellement pas de flux.
L’organigramme d’antan typique d’une armée était:
Mais lorsque le nombre d’hommes a augmenté, ils ont été obligés d’avoir un tableau qui représente un flux.
Ainsi, on organise en :
1. Faisant un examen détaillé des types de particules ;
2. Déterminant les changements souhaitables pour chacun d’entre eux afin d’obtenir un produit ;
3. Attribuant un poste aux terminaux qui feront les changements en suivant un ordre de changements.
L’organigramme doit également inclure une reconnaissance des types de particules au point 1), qui va acheminer les types de particules vers les terminaux qui les changeront et de là un autre acheminement vers l’extérieur, en tant que produits.
Pour être pratique, un organigramme doit également pourvoir à l’acquisition de matériaux, au placement des produits et au paiement du cycle d’action (toutes les étapes du début à la fin qui ont abouti au produit) et de sa supervision.
Une entreprise comprend diverses actions.
C’est essentiellement une collection de petits organigrammes combinés pour opérer ensemble comme un grand organigramme.
Les principes de base que vous devez connaître pour organiser quoi que ce soit sont contenus dans cette section du cours.
Afin de planifier une action quelle qu’elle soit, on doit pouvoir visualiser l’ordre de ses flux ainsi que les changements qui surviennent à chaque point. On doit être capable de voir où une particule (un papier, une personne, de l’argent) entre et où elle part.
On doit pouvoir localiser n’importe quel point où la particule pourra s’arrêter et corriger ou réajuster cette partie du flux.
Un bon organigramme représente une combinaison perpétuelle de flux de particules qui ne se heurtent pas les unes les autres et qui entrent et subissent le changement désiré et sortent en tant que produits.