Όταν προσπαθεί κανείς να ξεκινήσει κάτι, το βασικό στοιχείο που λέγεται οργάνωση μπορεί ν’ απουσιάζει.

Η λέξη οργανώνω σημαίνει διαμορφώνω κάτι σε σύνολο με αλληλοσυνδεόμενα και αλληλεξαρτώμενα μέρη· δίνω συγκεκριμένη και μεθοδική δομή σε κάτι. Από αυτή την έννοια παίρνουμε τον όρο οργάνωση.

Οργάνωση είναι η διαίρεση ενεργειών και καθηκόντων σε εξειδικευμένες λειτουργίες.

Κάποιος μπορεί να οργανώσει μια σειρά ενεργειών για να τις κάνει ο ίδιος. Αυτό θα συνίστατο στο να δει τι πρέπει να γίνει, να κάνει αυτό που μπορεί να γίνει πρώτο και στη συνέχεια να κάνει τα υπόλοιπα, ως μια εφικτή σειρά ενεργειών, κι όλα αυτά με σκοπό την τελική ολοκλήρωση μιας πράξης η οποία προωθεί τους σκοπούς που του ανέθεσαν. ή που έθεσε ο ίδιος

Μια ομάδα οργανώνεται για να επιτρέπει την ύπαρξη ροών και να πραγματοποιεί εξειδικευμένες ενέργειες οι οποίες να ολοκληρώνονται. Στη συνέχεια, οι μικρές αυτές ενέργειες ή οι ολοκληρώσεις τους, προωθούν ή εκπληρώνουν το σκοπό της ομάδας, είτε πρόκειται για σκοπό που έχει ανατεθεί στην ομάδα είτε για τον ιδιαίτερο σκοπό της ίδιας της ομάδας.

Υπάρχει διαφορά ανάμεσα στο να διευθύνεις και στο να εκτελείς, διαφορά που κάποιοι άνθρωποι δυσκολεύονται να διακρίνουν. Τυχαίνει, μερικές φορές, ο επικεφαλής μιας δραστηριότητας να μην έχει αρκετή κατανόηση του θέματος της οργάνωσης, κι έτσι να προσπαθεί να τα κάνει όλα μόνος του. Αυτό, αν γίνει σε υπερβολικό βαθμό, μπορεί πραγματικά να διαλύσει και να αχρηστεύσει μια ομάδα, αφού κανένα από τα μέλη της, εκτός από ένα, δε θα έχει κάποιο ρόλο.

Είναι αλήθεια πως ένα δραστήριο και ικανό άτομο μπορείνα κάνει τα πράγματα καλύτερα. Ποτέ όμως δεν μπορεί να κάνει περισσότερα από όσα μπορεί να κάνει. Ενώ μια καλά οργανωμένη ομάδα, που συντονίζεται από τον επικεφαλής της και στην οποία ο καθένας έχει εξειδικευμένες λειτουργίες, μπορεί να φέρει σε πέρας πολλαπλάσια δουλειά από εκείνη που μπορεί να κάνει ένα άτομο μόνο του.

Το γεγονός ότι η ομάδα είναι οργανωμένη την καθιστά δυσκολότερο αντίπαλο από το άτομο.

Ένα ικανό άτομο που έχει απογοητευτεί πάρα πολλές φορές από ομάδες έχει την τάση να τα αναλαμβάνει όλα μόνο του, αντί να φέρει δραστικά την ομάδα στην επιθυμητή κατάσταση και να οργανώσει τα πράγματα.

Αυτό που πρέπει να κάνει κάποιος, όταν έρχεται αντιμέτωπος με μια επείγουσα ανάγκη που οφείλεται στην ανικανότητα μιας ομάδας ή σε άλλα αίτια, είναι:

1. Να τη χειριστεί.

2. Να οργανώσει την ομάδα, ώστε να χειρίζεται τέτοιες καταστάσεις και να μπορούν τα μέλη της να κάνουν τη δουλειά τους.

Μπορεί να κολλήσει κανείς στο (1) και, σ’ αυτή την περίπτωση, θα έχει προβλήματα και φόρτο εργασίας από κει και πέρα, γιατί θα παραλείπει να κάνει επίσης και το (2).

Η σοβαρότερη παράλειψη μιας ομάδας είναι το να μην οργανωθεί.

Οι εργάτες όλου του κόσμου μπορεί να ξεσηκωθούν, αλλά, αν δεν οργανωθούν γρήγορα πριν ή μετά τον ξεσηκωμό τους, το κίνημά τους θα κατασταλεί αμέσως!

Όπου η οργάνωση απουσιάζει, αυτό συμβαίνει, κυρίως, επειδή απλώς δεν είναι κατανοητό τι σημαίνει οργάνωση.

Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι ζητούν από έναν εκτελεστικό να είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή του πρότζεκτ Χ. Δεν ξέρει πολλά γι’ αυτό. Έχει, όμως, δύο ανθρώπους που ξέρουν. Αυτό που δεν πρέπει να κάνει είναι να προσπαθήσει να κάνει το πρότζεκτ Χ ο ίδιος ή να δώσει πολλές εξωπραγματικές εντολές σχετικά μ’ αυτό. Αυτό που πρέπει να κάνει είναι να καλέσει αυτόν που πράγματι ξέρει, να του δώσει τον άλλο για βοηθό και να τους πει να περάσουν στην εκτέλεση του σχεδίου. Στη συνέχεια, χωρίς να επεμβαίνει, θα πρέπει ν’ αποκτήσει περισσότερη γνώση γύρω από το πρότζεκτ Χ, έτσι ώστε να μπορεί ο ίδιοςνα είναι σίγουρος ότι εκτελείται, ενώ εξακολουθεί να αφήνει τα άτομα που διόρισε να προχωρούν με την εκτέλεσή του.

Η κατανόηση της οργάνωσης είναι τόσο απλό πράγμα όσο και το εξής: βάζεις κάποιον στη δουλειά και τον αφήνεις να προχωρήσει. Για να εκτελέσεις ένα πρότζεκτ, κάνε μια μελέτη όλων των πραγμάτων που χρειάζεται να γίνουν, ομαδοποίησε είδη ενεργειών σε αυτόνομες εργασίες, ανάθεσέ τα σε άτομα, διασφάλισε την πορεία μετάδοσης των διαφόρων μορφών επικοινωνίας από το ένα μέλος της ομάδας στο άλλο, τον εξοπλισμό, τα εφόδια και το συντονισμό, και άφησε την ομάδα να προχωρήσει στην εκτέλεσή του

Κάθε πόστο, άσχετα από το πόσο χαμηλά βρίσκεται στην κλίμακα της ιεραρχίας, πρέπει να είναι οργανωμένο.

Κάθε επικεφαλής πρέπει να μπορεί να οργανώνει λειτουργίες και δουλειά.

Διαφορετικά, και πολύ λίγα πράγματα ολοκληρώνει κανείς και πολύ μεγάλο φόρτο εργασίας έχει. Και η υπόλοιπη ομάδα χαραμίζεται.

Κάθε άτομο ή ομάδα μπορεί να πετύχει στις προσπάθειές του αν κατανοήσει ότι υπάρχει ένα θέμα που λέγεται οργάνωση, ότι το θέμα έχει κωδικοποιηθεί και ότι μπορεί κανείς να το μάθει και να το εφαρμόσει.