Acquérir et saisir parfaitement les différents types d’out-points et de plus-points sont des choses vitales pour quiconque veut faire des investigations. Sur la base de ces fondements, les deux étapes générales à entreprendre pour « découvrir ce qui se passe vraiment » sont les suivantes : 

1. Analyser les données,

2. Utiliser les données ainsi analysées pour analyser la situation.

Le terme données est défini comme faisant référence à des faits, des graphiques, des déclarations, des décisions, des actions, des descriptions, qu’on suppose vrais. Le terme situation est défini comme la scène, large et générale, sur laquelle on dispose d’un ensemble de données actuelles.

La façon d’analyser les données consiste à les comparer à la liste des out-points pour voir si certains d’entre eux apparaissent dans des données.

La façon d’analyser la situation consiste à attribuer les données analysées ci-dessus aux plus petites parties de la situation générale.

Ce faisant, on voit apparaître les sections les plus défectueuses ou les plus désorganisées, de même que celles qui sont les plus efficaces. 

Exemple : Il y a des problèmes dans le département des rafraîchissements. Trois personnes travaillent dans ce département. En analysant les données de toute cette zone, on remarque un certain nombre d’out-points. On attribue ensuite ceux-ci aux employés A, B et C qui travaillent dans ce département et il apparaît que c’est à B que revient le plus grand nombre d’out-points. Ceci indique que les problèmes du département des rafraîchissements viennent de B. On peut dès lors corriger B de différentes façons, en le formant sur ses devoirs, en améliorant son assiduité, etc. Notez qu’on a analysé les données de la zone générale, puis qu’on les a attribuées aux différentes parties de la zone en question, ainsi a-t-on obtenu une situation analysée qu’il est devenu possible de résoudre.

Exemple : On analyse toutes les données dont on dispose sur l’usine de construction automobile Bolido. On attribue les données ainsi analysées comme étant des out-points à chaque fonction de l’usine Bolido. Ainsi, peut-on mettre le doigt sur la fonction la plus déficiente de l’usine. On peut alors corriger cette fonction de diverses façons, principalement en l’organisant et en formant ses cadres et son personnel. 

Il existe plusieurs variations possibles. 

ON OBTIENT UNE ANALYSE DE LA SITUATION EN ANALYSANT TOUTES LES DONNÉES DONT ON DISPOSE ET EN ATTRIBUANT LES OUT-POINTS TROUVÉS AUX DIFFÉRENTES ZONES OU PARTIES DE L’ACTIVITÉ. LA ZONE AYANT LE PLUS D’OUT-POINTS EST LA CIBLE À CORRIGER. 

Lorsqu’on est confronté à la situation générale qu’il faut résoudre, le problème devient naturellement de trouver ce qui ne va pas avant de pouvoir le corriger. Cela se fait par une analyse de données suivie d’une analyse de la situation. 

On fait cela en passant les données en revue et en notant les out-points (illogismes) dans les données. On obtient alors une longue liste d’out-points. Cela constitue l’analyse de données. 

On classe ensuite les out-points trouvés en les rapportant aux principales sections de la scène en question. La majorité d’entre eux apparaîtront dans une section. Cela constitue l’analyse de la situation. 

On sait maintenant quelle est la zone à corriger. 

Exemple : On dispose de soixante-dix données sur la scène générale. On découvre que vingt et une de ces données sont irrationnelles (out-points). On classe ces vingt et un out-points en fonction des sections dont ils proviennent ou auxquelles ils s’appliquent. Seize venaient de la zone G. On corrige la zone G.

Expérience

La chose remarquable qui ressort de cet exercice est qu’une analyse de données d’une période d’un jour est comparable à trois mois d’expérience sur le terrain.

C’est ainsi qu’une analyse de données suivie d’une analyse de la situation donnent des résultats instantanés alors que l’expérience requiert beaucoup de temps. 

On obtient une analyse de la situation en analysant toutes les données dont on dispose et en attribuant les out-points trouvés aux différentes zones ou parties de l’activité. La zone ayant le plus d’out-points est celle qu’il faut corriger.

La qualité de l’analyse de données dépend de la connaissance que l’on a de l’organisation idéale et du but sur lequel l’activité est fondée. Cela signifie que l’on doit savoir ce que ces activités sont censées être, et ce d’un point de vue rationnel ou logique.

Une pendule est censée continuer de fonctionner, indiquer l’heure, et sa forme doit être pratique et plaisante. Une fabrique de pendules est censée fabriquer des pendules. Elle est censée produire suffisamment de pendules, suffisamment bon marché, qui fonctionnent suffisamment bien pour qu’il y ait de la demande et des ventes en quantité suffisante pour que l’usine puisse rester solvable. Elle consomme des matières premières, et répare et remplace ses outils et son équipement. Elle embauche des ouvriers et des cadres. Elle a des sociétés de maintenance et de distributeurs. C’est ce genre de choses qu’on entend par structure idéale ou théorique d’une usine de pendules et de son organisation. 

Nous avons là les points rationnels.

À partir de cet ensemble de données concrètes et d’actualité concernant cette usine de pendules, on repère les out-points pour une analyse de données.

On attribue ces out-points à l’ensemble, ce qui constitue l’analyse de la situation.

On utilise son savoir-faire administratif et son expertise pour corriger la sous-section la plus aberrante. 

On obtient une fabrique de pendules qui fonctionne d’une façon qui se rapproche davantage de l’idéal. 

Les situations militaires, politiques et de relations publiques, etc., se gèrent toutes de la même manière. 

Nous appelons ces deux actions : 

ANALYSE DE DONNÉES 

ANALYSE DE LA SITUATION